Assistant(e) de direction NOHT-ESON

Welland, ON

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Niagara Ontario Health Team - Équipe Santé Ontario Niagara

(NOHT-ESON)

Assistant(e) de direction

Titre du poste : Assistant(e) de direction NOHT-ESON

Lieu : Région du Niagara - possibilité de travailler à distance ; forte préférence pour les candidats basés dans la région du Niagara.

Heures de travail : Temps plein, du lundi au vendredi ; des soirées peuvent être nécessaires.

Salaire annuel : $ 62 000

Il s'agit d'un poste contractuel, expirant le 31 mars 2023, avec possibilité de renouvellement.

Résumé du poste :

Sous la responsabilité du directeur de la planification, l'assistant(e) de direction fournit un soutien administratif quotidien complet à la table de planification NOHT -ESON et à divers groupes de travail composés d'un large éventail de fournisseurs de soins de santé, du secteur du soutien communautaire, de patients, de familles, de clients et de soignants, ainsi que de services sociaux

 Le NOHT-ESON est à la recherche d'une personne motivée, très organisée et ayant une expérience avérée dans la fourniture d'un soutien opérationnel et administratif dans un environnement d'équipe multidisciplinaire et complexe. Afin d'assurer des opérations efficaces et efficientes au sein du NOHT-ESON, l'assistant(e) de direction devra faire preuve d'une grande capacité de réflexion critique et d'initiative tout en fournissant un soutien par le biais d'une variété de fonctions administratives. Plus important encore, le candidat retenu doit être capable d'être proactif et de prévoir les besoins à venir tout en gérant de multiples priorités et projets.

 

Tâches et responsabilités

 Veiller à ce que les expériences vécues, les voix et les expériences des autochtones et des francophones soient identifiées et exprimées dans tous les travaux.

  • Fournir un soutien administratif exécutif à la Table de planification du NOHT-ESON par le biais d'un continuum d'activités comprenant, sans s'y limiter, la liaison avec les membres de la Table de planification ou diverses autres parties interagissant avec le NOHT-ESON afin de fournir des informations et une orientation stratégique, un soutien administratif pour l'exécution efficace des réunions, le contrôle/gestion des documents, la préparation et la coordination des informations destinées aux membres, et la logistique de toutes les réunions de la Table de planification.
  • Il peut être nécessaire de fournir un soutien administratif aux groupes de travail, notamment en coordonnant les événements, les réunions et les conférences téléphoniques entre les membres du groupe de travail (y compris la coordination des calendriers des membres), et en recherchant les informations ou les supports nécessaires pour atteindre les objectifs du plan de travail.
  • Agir en tant que premier point de contact de NOHT-ESON pour les patients, les familles, les soignants et les contacts communautaires, en gérant les courriels, la correspondance et les communications entrantes, et en faisant preuve de jugement, en répondant de manière appropriée ou en transmettant à la partie appropriée pour le suivi.
  • Préparer, composer, relire et éditer des documents selon les besoins. 
  • Anticipe et prend des mesures pour répondre aux besoins de la table de planification et de ses groupes de travail.
  • Organise et maintient les outils de suivi des projets et les bases de données de NOHT-ESON par voie électronique ; oriente les membres de NOHT-ESON vers les systèmes de classement électronique, si nécessaire.
  • Assurer le flux efficace et opportun d'informations à destination et en provenance des membres de NOHT-ESON.
  • Initier, planifier et aider à la réalisation de projets ad hoc ou spéciaux.
  • Maintenir un haut degré de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité.
  • Établir et maintenir une relation de travail efficace avec les membres de la table de planification du NOHT-ESON et les partenaires/intervenants externes.
  • Fournir des conseils et agir en tant que ressource sur les questions administratives générales.
  • Autres tâches administratives selon les besoins.

 

Éducation et formation 

  • Diplôme de premier cycle ou diplôme pertinent en administration des affaires ou en administration de bureau.
  •  Vérification du casier judiciaire en cours.
  •  Permis de conduire valide de l'Ontario et assurance, et accès à un véhicule car certains déplacements peuvent être nécessaires.
  •  Le bilinguisme (anglais-français), écrit et oral, serait un atout.

Connaissances et expérience

  • Minimum de trois (3) ans d'expérience administrative à responsabilité progressive, avec un accent sur la détermination des priorités et l'organisation des activités d'un travail diversifié ; l'expérience dans un milieu de soins de santé est un atout. 
  • Connaissance avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), édition PDF

(par exemple, Adobe Acrobat Pro), logiciel de réunion électronique (par exemple, zoom) et systèmes de classement électronique. Capacité à apprendre d'autres logiciels spécifiques à NOHT.

  • Expérience et initiative démontrées dans la coordination de réunions, y compris la préparation d'ordres du jour, la rédaction et la distribution de procès-verbaux avec un souci du détail et de l'exactitude, et le suivi des mesures à prendre en temps opportun.
  • Une expérience préalable du soutien des besoins administratifs et des projets d'un conseil d'administration ou d'une grande équipe pluridisciplinaire est requise.  
  • Connaissance avérée ou expérience de travail avec les communautés des Premières nations, des Métis ou des Inuits y compris la diversité des communautés, des cultures et des histoires des Premières nations, des Inuits et des Métis.
  • Une connaissance avérée du cadre législatif relatif aux services en français en Ontario,

et comment cela se rapporte au travail de NOHT-ESON.Le fait d'être bilingue est un atout. 

  • Engagés dans une culture d'équité, de diversité, d'inclusion et d'antiracisme. 
  • Expérience antérieure et/ou connaissance d'un modèle de prise de décision par consensus. 
  • La connaissance des équipes de santé de l'Ontario ainsi que la compréhension des services fournis par les différents partenaires de NOHT-ESON constituent un atout.
  • L'expérience du travail dans un environnement virtuel est un atout.

 

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Niagara Ontario Health Team - Équipe Santé Ontario Niagara

(NOHT-ESON)

Executive Assistant

 Job Title:                             NOHT-ESON Executive Assistant

Location:                             Niagara Region – remote work opportunity; strong preference for Niagara Based Applicants

Hours of Work:                 Full-time, Monday to Friday; evenings may be required

Annual Salary:                      $62, 000

 This is a contract position, expiring on March 31, 2023 with the possibility of renewal.

 

Position Summary:

Reporting to the Director of Planning, the Executive Assistant provides comprehensive day to day administrative support to the NOHT –ESON Planning Table and various working groups comprised of a broad range of healthcare, community support sector, patient/family/client/caregiver members and social services providers.

NOHT-ESON is looking for a self-motivated, highly organized individual who has proven experience in providing operational and administrative support in a multi-disciplinary and complex team environment. To ensure efficient and effective operations within the NOHT-ESON, the Executive Assistant will demonstrate strong critical thinking ability and initiative while providing support through a variety of administrative functions. Most importantly, the successful candidate must be able to be pro-active and anticipate upcoming needs while managing multiple priorities and projects.

 

Duties and Responsibilities

 Ensure inclusion of lived experience, Indigenous and Francophone voices and experiences are identified and expressed in all work.

  • Provides executive administrative support to the NOHT-ESON Planning Table through a continuum of activities including by not limited to liaising with the members of the Planning Table or various other parties interacting with the NOHT-ESON to provide information and strategic guidance, administrative support for the effective execution of meetings, document control/management, preparation and coordination of information for members, and logistics for all meetings of the Planning Table.
  • May be required to provide administrative support to working groups including coordinating events, meetings and conference calls between working group members (including coordination of member calendars), and sourcing information or supports needed to achieve workplan targets.
  • Acts as the NOHT-ESON first point of contact for patient, family, caregiver and community contacts, managing e-mails, correspondence, and incoming communications, and using judgement, responding appropriately and or forwarding to the appropriate party for follow up.
  • Prepares, composes, proofreads and edits materials as required.
  • Anticipates and initiates action to meet the needs of the Planning Table and it’s working groups.
  • Organizes and maintains NOHT-ESON project tracking tools and databases electronically; Orients NOHT-ESON members to the electronic filing systems as needed.
  • Ensure the effective and timely flow of information to and from NOHT-ESON members.
  • Initiates, plans and assists with ad hoc and or special projects.
  • Maintains a high degree of professionalism, discretion and confidentiality.
  • Establishes and maintains an effective working relationship with the NOHT-ESON Planning Table members and external partners/stakeholders.
  • Provides guidance and acts as resource on general administrative matters.
  • Other administrative duties as assigned.

Education and Training

  • Relevant undergraduate degree or diploma in Business or Office Administration
  • Current criminal record check.
  • Valid Ontario driver’s license and insurance, and access to a vehicle as some travel may be required.
  • Bilingualism (English-French), written and verbal, would be an asset.

Knowledge and Experience

  • Minimum three (3) years progressively responsible administrative experience with an emphasis on determining priorities and organizing activities of a diverse work assignment; Experience in a health care setting is an asset.
  • Advanced knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel and PowerPoint), PDF editing

software (i.e. Adobe Acrobat Pro), electronic meeting software (i.e. zoom) and electronic filing systems. Capacity to learn other NOHT specific software.

  • Demonstrated experience and initiative in coordinating meetings, including preparation of agendas, completion and distribution of minutes with attention to detail and accuracy, and following up on action items in a timely manner.
  • Previous experience supporting administrative and project needs of a Board of Directors and or a large multi-disciplinary team is required.
  • Demonstrated knowledge of or experience working with First Nations, Metis or Inuit Communities

     including the diversities amongst First Nations, Inuit and Métis communities, cultures, and histories.

  • A proven awareness of the legislative framework pertaining to French language services in Ontario,

     and how it pertains to NOHT-ESON work. Being bilingual is an asset.

  • Committed to a culture of equity, diversity, inclusion and anti-racism. 
  • Previous experience with and/or knowledge of a consensus decision-making model.
  • Knowledge of Ontario Health Teams as well as an understanding of the services provided by the various NOHT-ESON partners is an asset.
  • Experience working in a virtual environment is an asset.

 

 

 

Centre de santé communautaire

Centre de santé communautaire

La création d'un centre régional de santé communautaire en 1995 résulte de la fusion du CSC du Niagara, créé en 1992, et de celui de Hamilton. Sous une même structure et sous un même Conseil d'administration, le nouveau Centre, avec ses deux points de service (à Welland et à Hamilton) offre à la population francophone de la région des services de santé primaire, des services sociaux et communautaires ainsi que des programmes de prévention de la violence.

L'évolution du Centre de santé communautaire Hamilton/Niagara, regroupement à but non-lucratif financé par le RLSS de Hamilton Niagara Haldimand Brant, est donc le produit d'un effort collectif qui continue d’évoluer et de mobiliser de nombreuses personnes francophones tant dans la région de Hamilton que dans cell

 

The creation of a regional community health center in 1995 was the result of the merger of the Niagara CHC, created in 1992, and the Hamilton CHC. Under the same structure and Board of Directors, the new Centre, with its two sites (in Welland and Hamilton) offers primary care, social, and community services as well as violence prevention programs to the Francophone population of these regions.

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